A. PENGERTIAN
DAN TUJUAN TATA RUANG KANTOR
PENGERTIAN
Istilah tata ruang kantor
berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau
sering disebut juga Layout saja. Tata ruang kantor
adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya didalam ruangan yang
tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya,
sebagai berikut :
·
Menurut Drs.The Liang Gie mengatakan
“Tata Ruang adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan
kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawannya”.
·
Menurut Litlefield &
Petterson mengatakan “ Office lay out may be defined as the
arrangement of furniture and equipment within available flour space” (tata
ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabot dan alat perlengkapan
pada luas yang tersedia).
TUJUAN
Adapun tujuan dari
penataan ruang kantor adalah sebagai berikut:
1.
Memberikan kemudahan yang optimum bagi
arus komunikasi dan arus kerja.
2.
Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap
orang.
3.
Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat
melihat staf yang sedang bekerja.
4.
Memberikan kemudahan yang tinggi kepada
setiap gerakan karyawan dari meja ke meja.
5.
Menghindarkan diri dari
kemungkinan saling menganggu antara karyawan dengan karyawan lainnya.
6.
Mempergunakan segenap ruangan dengan baik.
7.
Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh
dan menganggu dari pekerjaan yang sunyi.
8.
Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi
tersebut dari relasi dan tamu yang datang.
9.
Pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak yan
terpendek.
Drs. The Liang
Gie mengatakan bahwa tata ruangan yang baik mempunyai beberapa keuntungan,
diantaranya:
1.
Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para
pegawai
2.
Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang
bersangkutan.
3.
Mencegah para pegawai bagian lain terganggu oleh
public yang akan menemui satu bagian lain.
4.
Memungkinkan pemakaian ruangan secara efisien.
5.
Pengawasan mudah dilaksanakan.
6.
Terciptanya suasana kerja yang menyenangkan.
Drs.
Moekijat mengatakan tata ruang yang baik akan memberikan manfaat sebagai
berikut:
1.
Merecanakan suatu kantor dengan baik akan
memberikan efisiensi melakukan pekerjaan.
2.
Penghematan penggunaan ruang lantai yang tepat.
3.
Pengawasan dapat dipermudah.
4.
Hubungan dapat dipercaya.
5.
Perlengkapan dan mesin kantor berguna lebih baik.
6.
Jalannya pekerjaan lebih lancar.
7.
Menambah kesenangan dan semangat bekerja bagi
karyawan.
B. ASAS-ASAS POKOK DAN PRINSIP TATA
RUANG KANTOR
1. Asas-Asas Pokok Tata
Ruang Kantor
Azas tata ruang kantor
Menurut Richard Muther, ada empat asas tata ruang pada suatu kantor, keempat
azas itu semestinya harus saling melengkapi agar tercipta suasana ruang kantor
yang rapi dan teratur. Keempat Azas tersebut adalah:
Asas jarak terpendek.
Perubahan tata ruang kantor pada asas ini maksudnya adalah menata letak
meja-meja dengan jarak antar meja tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antar
karyawan dapat lebih cepat. Jarak antar meja/unit yang jauh akan mengakibatkan
perlu beberapa langkah untuk mencapai ke meja lain, bandingkan dengan jarak
meja yang tidak terlalu lebar.
Asas rangkaian kerja
Asas Penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan pekerjaan menjadikan
pekerjaan lebih cepat dan tidak membuat berseliweran pegawai lainya, karena
pengaturan mejanya sudah runtut/teratur.
Asas penggunaan segenap ruangan
Maksudnya adalah tidak ada ruangan atau luas ruang yang tidak dimanfaatkan.
Jika ada ruangan yang kosong maka dapat diletakan tanaman, hiasan, aquarium dan
lain sebagainya sehingga membuat ruangan semakin nyaman dan asri.
Asas perubahan susunan tempat kerja
Asas ini memungkinkan apabila di kantor ada perkembangan baik pada pekerjaan
maupun pegawai tata ruang dapat diubah dengan mudah dan cepat.
2. Prinsip-Prinsip Tata
Ruang Kantor
a.
Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat
mungkin dalam garis lurus.
b.
Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama
dan yang berhubungan harus ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi waktu
bepergian.
c.
Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat
mengurangi hilir mudik pegawai dan penyampaian surat-surat dalam jarak yang
pendek.
d.
Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan
pegawai yang menggunakannya.
e.
Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama
dalam sebuah ruangan.
f.
Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak
ada pegawai yang terpaksa menghadap pada sumber cahaya.
g.
Kesatuan yang banyak berhubungan dengan masyarakat
harus ditempatkan dibagian depan.
h.
Satuan yang pekerjaan bersifat gaduh, sebaiknya
ditempatkan dekat jendela dan hendaknya dijauhkan dari satuan lainnya.
i.
Hendaknya tempat arsip-arsip kantor berada pada
dinding atau susun tangga yang mudah terjangkau oleh petugas.
C.BENTUK-BENTUK TATA RUANG KANTOR
I. Tata Ruang Tertutup
Suatu tata ruang dikatakan
terpisah-pisah atau tertutup apabila susunan ruang untuk bekerja terbagi-bagi
dalam beberapa bagian.
Keuntungannya:
§ Moral
pekerja atau staf tetap terjaga.
§ Pekerjaan
yang sifatnya rahasia tetap terjaga.
§ Menghindari
gangguan dari pekerja satu ke yang lainnya.
§ Pimpinan
akan lebih tenang dalam mengerjakan tugasnya karena tidak terganggu oleh
kegiatan para karyawan.
Kelemahannya:
§ Pengawasan
lebih sulit dilakukan karena terhalang oleh penyekat.
§ Cahaya
sulit masuk dan udara sulit beredar sehingga suasana lebih pengap dan gerah.
§ Apabila
diperlukan tukar tempat antara bagian yang satu dengan bagian yang
lain sulit dilakukan dan sulit merubah ruangan.
§ Apabila
terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantorataupun perubahan mengenai
proses penyelesaian suatu pekerjaan agak sulit menampungnya.
II. Tata Ruang Terbuka
Dalam susunan ini ruang
yang dipergunakan untuk ruang bekerja tidak dipisah-pisahkan atau tidak
menggunakan penyekat, tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang
besar terbuka sehingga semua yang bekerja tampak mudah diamati dari satu sudut
pandang.
Keuntungannya:
§ Pengawasan
lebih mudah dan efektif terhadap segenap pegawai.
§ Hubungan
antar pegawai cepat dan mudah.
§ Memperlancar
arus pekerjaan dari meja satu ke meja yang lain tanpa orangnya harus
mondar-mandir meninggalkan tempat kerja.
§ Cahaya
mudah masuk dan udara mudah beredar.
§ Mudah
merubah ruangan.
§ Perubahan
organisasi menyebabkan perubahan tata ruang dapat dilayani dengan cepat dan
luwes.
§ Apabila
terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantoragak sulit menampungnya, karena
ruangan terbatas.
Kelemahannya:
§ Dapat
merendahkan moral atau staf. Karena cara hidup yang diawasi terus menerus.
§ Akan
mengurangi keamanan bagi pekerjaan rahasia.
§ Pekerja
akan kehilangan kepribadian.
§ Apabila
ada pekerja yang ngbrol dan bermalas-malas antar teman sekerja dapat menggangu
yang lain.
§ Peralatan
kantor yang dapat menimbulkan suara gaduh akan menggangu pekerjaan lainnya yang
membutuhkan ketenangan.
§ Pimpinan
lebih terganggu ketenangan kerjanya, jika dibandingkan dengan ruang tertutup.
III. TATA RUANG KANTOR SEMI TERTUTUP
Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi 1,5
meter.
§ Keuntungan ruang kantor semi tertutup adalah untuk menjaga
privasi kerja
§ kerugian ruang kantor semi tertutup adalah perubahan tempat
lebih sulit dilakukan.
D. LINGKUNGAN FISIK KANTOR
Salah
satu yang harus diperhatikan dalam perencanaan gedung atau fisik kantor adalah
lokasi. Disamping itu faktor penting yang harus mendapat perhatian adalah
faktor lingkungan, apabila kehadiran suatu kantor tidak dikehendaki oleh
lingkungan masyarakat maka kantor tersebut tidak dapat bertahan lama dan
akhirnya akan mati. Karena itu pula faktor lain yang harus diperhatikan,
diantaranya:
-
Pengembangan kantor dimasa yang akan datang.
-
Gambaran perkembangan wilayah dimasa datang.
- Sumber tenaga kerja dan kebutuhan
kantor.
-
Udara yang bersih dan segar.
- Ongkos
pemeliharaan yang rendah.
- Fasilitas-fasilitas angkutan yang
lebih mudah.
E. FAKTOR-FAKTOR YANG
MEMPENGARUHI TATA RUANG
1. Perencanaan Cahaya
Penerangan
cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan, diantaranya:
a. Hasil pekerjaan atau produktivitas
bertambah.
b. Kualitas pekerjaan lebih baik.
c. Kesalahan-kesalahan berkurang.
d. Semangat kerja pegawai lebih baik.
e. Mengurangi ketegangan dan kelelahan.
f. Prestise lebih baik untuk perusahaan.
2. Perencanaan Warna
Dengan
menggunakan warna yang tepat dan baik akan diperoleh keuntungan diantaranya:
a.
Kantor menjadi tampak menyenangkan dan menarik
pandangan
b.
Mempunyai akibat yang tidak langsung terhadap
efisiensi dan produktivitas pegawai.
c.
Mencegah kesilauan akibat cahaya yang berlebihan.
d.
Memelihara kegembiraan, ketenangan dan semangat
bekerja pegawai.
e.
Mengurangi rasa tertekan sehingga pegawai merasa
lega dan bebas.
Para ahli membedakan tiga
warna pokok, yaitu:
a.
Warna merah adalah warna yang menggambarkan panas
dan kegembiraan dalam kegiatan kerja. Warna merah dapat digunakan bagi alat
untuk merangsang panca indra dan jiwa agar semangat dalam melaksanakan suatu
pekerjaan.
b.
Warna kuning adalah warna yang menggambarkan
kehangatan matahari dan berfungsi untuk merangsang mata dan syaraf, sehingga
dapat menimbulkan perasaan riang gembira dengan melenyapkan perasaan tertekan.
c.
Warna biru sebagai warna dari langit dan samudera
yang menggambarkan ketentraman dan keluwesan. Warna ini mempunyai pengaruh
mengurangi ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan darah.
Menurut Nadine
Todd mengatakan bahwa warna memberikan pengaruh terhadap tamu yang datang,
diantaranya:
a. Kepercayaan
terhadap kantor
b. Efisiensi
atau produktifitas
c. Moral
3.Perencanaan Udara
Dengan
pengaturan udara yang tepat dan baik maka diperoleh keuntungan-keuntungan,
diantaranya:
a. Kenyamanan
bekerja pegawai terjamin
b. Produktivitas
kerja yang lebih tinggi
c. Kualitas
pekerjaan yang lebih baik
d. Semangat
kerja yang lebih tinggi
e. Kesehatan
pegawai terpelihara dengan baik
f. Kesan
yang lebih baik dari para tamu
4.Perencanaan Suara
Dengan suara gaduh
berakibat pada:
a. Gangguan mental dan saraf bagi pegawai
b. Kesulitan
mengadakan konsentrasi
c. Kesalahan
yang lebih banyak
d. Kelelahan
yang bertambah
e. Semangat
kerja pegawai berkurang
Untuk mengatasi faktor
suara yang sering mengurangi efisiensi kerja para pegawai, hendaknya
diperhatikan hal berikut:
a.
Langit-langit atau dinding ruang dipakai
lapisan-lapisan penyadap suara
b.
Mesin-mesin tik dibawahnya diberi alas karet busa
tipis
c.
Pesawat telepon dibuatkan bilik kecil yang
tertutup rapat
d.
Lantai-lantai ruang sebaiknya diberi alas karet
atau semacam tegel dari bahan yang tidak banyak meneruskan suara.
F. PEDOMAN DALAM MENYUSUN TATA
RUANG KANTOR
1.
Pekerjaan dikantor
dalam proses pelaksanaan dapat menempuh jalan terpendek
2.
Rangkaian aktivitas
tata usaha dapat mengalir secar lancer
3.
Segenap ruang
dipergunakan secara efisien
4.
pengawasan terhadap
pekerjaan dapat berlangsung dengan baik
5.
pihak luar yang datang
ke kantor tersebut mendapat kesan yang baik tentang kantor tersebut.
6.
Susunan tempat kerja
dapat diubah sewaktu-waktu diperlukan.
G. LANGKAH-LANGKAH DALAM MENYUSUN TATA RUANG KANTOR
Penyusunan tata ruang
dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut :
1.
Buat
denah kantor dalam ukuran skala, pintu masuk, jendela dan pilar gedung.
2.
Pelajari
pekerjaan (jenis, proses, urutan pekerjaan) yang tercakup dalam lingkungan
kantor itu.
3.
Tentukan
letak meja kerja, lemari, mesin kantor dan fasilitas lainnya dengan berpedoman
pada teknik penataan meja kerja.
4.
Pindah
atau hapus dan gambarkan kembali meja kerja, lemari, mesin kantor dan fasilitas
lainnya masing-masingnya dan letakkan pada tempat yang dapat memenuhi prinsip
dan asas tata ruang yang baik
TEKNIK
PENATAAN MEJA KERJA RUANG KANTOR
Penataan
meja kerja dilakukan dengan baik. Meja kerja merupakan perlengkapan kantor yang
relatif lebih banyak dari peralatan lainnya, pada umumnya karena setiap
personil memiliki satu meja kerja. Dengan demikian semakin banyak jumlah
personil suatu kantor akan memiliki meja kerja yang relatif banyak. Oleh sebab
itu, meja kerja perlu ditata dengan sedemikian rupa sehingga dapat memenuhi
prinsip tata ruang kantor yang baik.
Teknik penataan meja
kerja dapat dilakukan dengan cara berikut :
1.
Meja-meja
kerja sebaiknya disusun menurut garis lurus menghadap ke jurusan yang sama atau
dengan pola susunan yang saling bertolak belakang atau dengan posisi beradu
punggung.
2.
Pada
tata ruang yang terbuka atau relatif besar, susunan meja-meja dapat terdiri
atas beberapa baris.
3.
Diantara
baris meja dan blok suatu baris dengan blok baris lainnya perlu disediakan
jarak untuk lalu lintas personil, atasan, maupun orang lain yang sedang
mendapat layanan.
4.
Lebar
lorong diantara satu blok baris dengan blok baris lainnya sekitar 120 cm dan
lorong diantara satu baris dengan baris lainnya sekitar 80 cm.
5.
Meja
untuk pimpinan dalam suatu ruang terbuka ditempatkan dibelakang menghadap
searah dengan personil atau didepan personil berhadapan dengan personil.
6.
Penempatan
pimpinan suatu unit kerja dengan pimpinan unit kerja lain pada rung terbuka
ditempatkan dekat dengan personil yang menjadi bawahannya.
7.
Penempatan
personil disesuaikan dengan jenis pekerjaannya, personnil yang banyak
mengerjakan pekerjaan yang memerlukan konsentrasi kerja yang tinggi ditempatkan
jauh dari lalu lintas orang-orang, demikian juga personil yang banyak
berhubungan dengan pihak luar ditempatkan dekat pintu masuk.
8.
Personil
yang menggunakan alat kerja yang menimbulkan suara ribut (bising) ditempatkan
pada tempat yang dapat meredam suara atau jauh dari personil lain yang
memerlukan konsentrasi kerjayang tinggi
9.
Personil
yang memiliki perlengkapan kerja yang relatif sulit dipindahkan ditempatkan
dekat dengan perlengkapan kerjanya
10.
Personil
yang memiliki alat kerja yang menimbulkan getaran ditempatkan jauh dari dinding
atau tiang agar getaran tersebut tidak merembes kebagian lain.
11.
Personil
yang memiliki perlengkapan kerja lemari yang berat atau peti besi ditempatkan
dekat dinding agar perlengkapan kerjanya ditempatkan menempel ke tembok atau
tiang untuk mendapatkan penyangga
12.
Pimpinan
yang sering menerima tamu dan membicarakan hal-hal yang bersifat rahasia
organisasi ditempatkan pada kamar tersendiri
13.
Pimpinan
atau tenaga ahli karena sifat pekerjaannya membutuhkan ruangan tersendiri dapat
dibuat ruang tersendiri dengan ukuran 2,5x3,6 (9 m2), untuk keperluan meja
pimpianan (150x90cm), kursi pimpinan, kursi tamu, lemari pajangan/arsip
pimpinan, dan lorong untuk lalu lintas pimpinan dan tamu.
STANDAR RUANG KANTOR
Setiap
kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus diperhatikan dan
diatur sebaik baiknya oleh setiap manajer perkantoran yang modern. Sebagai
contoh di negara Inggris dalam 1963 telah ditetapkan undang-undang mengenai
kantor (THE OFFICE ACT) yang antara lain menetapkan persyaratan atau stadar
yang harus dimiliki oleh setiap ruang kantor.
Standar
itu meliputi hal hal sebagai berikut :
a. Kebersihan
Bangunan, perlengkapan, dan perabotan harus
dipelihara bersih
b. Luas ruang kantor
tidak boleh dijejal dengan pegawai
Ruang kerja harus menyediakan luas lantai 40
square feet sama dengan 3.7 m2 untuk setiap petugas.
c. Suhu Udara
Temperatur yang layak harus dipertahankan dalam
ruang kerja ( minimum 16 C = 61F)
d. Ventilasi
Peredaran udara segar atau udara yang telah
dibersihkan harus diusahakan dalam ruang kerja
e. Penerangan
Cahaya
Cahaya alam / lampu yang cocok dan cukup harus
diusahakan, sedang perlengkapan penerangan dirawat dengan seharusnya
f. Fasilitas
kesehatan
Kamar kecil, tolitet, dan sejenisnya harus
disediakan untuk para petugas serta terpelihara kebersihannya
g. Fasilitas
Cuci
Ruang Cuci muka / tangan dengan air hangat dan
dingin berikut sabun dan handuk harus disediakan untuk secukupnya.
h. Air minum
Air bersih untuk keperluan minum petugas harus
disediakan melalui pipa / tempat penampungan khusus
i. Tempat
pakaian
Dalam kantor harus disediakan temapt untuk
menggantungkan pakaian yang tidak dipakai petugas sewaktu kerja dan fasilitas
untuk mengeringkan pakaian yang basah
j. Tempat
duduk
petugas harus disediakan tempat duduk untuk
keperluan bekerja dengan sandaran kaki bila perlu
k. Lantai, gang ,
dan tangga
Lantai harus dijaga agar tidak mudah orang
tergelincir, tangga diberi pegangan untuk tangan, dan bagian–bagian yang
terbuka diberi pagar
l. Mesin
Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung
dari petugas yane memakainya harus cukup terlatih
m. Beban berat
Petugas tidak boleh ditugaskan mengangkat ,
membawa atau memindahkan beban berat yang dapat mendatangkan kecelakaan
n. Pertolongan
pertama
Dalam ruang kerja harus dissediakan kotak / lemari
obat untuk pertolongan pertama maupun seseorang pegawai yagn terlatih
memberikan pertolongan itu
o. Penjagaan
kebakaran
Alat pemadam kebakaran dan sarana untuk
melariakn dari bahaya kebakaran harus disediakan secara memadai termasuk
lonceng tanda bahaya kebakaran
p. Pemberitahuan
kecelakaan
Kecelakaan dalam
kantor yagn menyebakan kematian atau absen petugas lebih dari 3 hari harus
dilaporkan kepada pihak yang berwajib.
H. MERANCANG TATA RUANG KANTOR BERBAGAI MACAM BENTUK
Dalam merancang tata ruang
suatu kantor, banyak hal yang harus diperhatikan diantaranya:
a)
Jenis atau bidang pekerjaan yang tercakup dalam
ruang tersebut.
b)
Penempatan bidang pekerjaan sesuai dengan
urut-urutan kegiatanya.
c)
Banyaknya personal/pegawai yang terlibat dalam
jenisnya atau bidang pekerjaan tersebut.
d)
Tata letak atau penempatan personal/pegawai yang
menangani jenis/bidang pekerjaan tersebut.
e)
Penerangan atau pencahayaan yang baik.
f)
Adanya ventilasi (pertukaran udara) yang memadai.
g)
Lain-lain hal yang penting dianggap penting,
misalnya masalah keindahan dan kenyamanan ruangan
Cr : http://rahmah-daniar-n4hy.blogspot.com/2014/05/tata-ruang-kantor-pengertian-tujuan.html
Tambahkan komentar