1. Syarat Pendidikan dan Pengetahuan
- Pendidikan sekurang-kurangnya SMK Program Studi Sekretaris, SMU ditambah pendidikan Sekretaris
- Mempunyai pengetahuan yang luas misalnya pengetahuan mengenai Organisasi dan Manajemen perusahaan serta masalah dunia bisnis.
2. Syarat Ketrampilan
- Mampu menguasi dan menggunakan bahasa Indonesia dengan baik dan benar
- Mampu menguasai dan menggunakan minimal satu bahasa Asing terutama Bahasa Inggris baik tulisan maupun pembicaraan
- Mampu melaksanakan tugas-tugas sebagai sekretaris, seprti menyusun laporan, mengetik surat
- Mampu menggunakan mesin-mesin kantor beserta program aplikasinya. Misalnya untuk komputer mampu menggunakan aplikasi Microsoft PowerPoint, Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft Acces.
- Mampu berkomunikasi melalui Internet, misalnya mengakses data, mengirim/menerima Email dsb.
3. Syarat Kepribadian
Kepribadian berarti
keseluruhan sifat watak manusia yang baik maupun tidak baik.
Kepribadian sekretaris yang baik digambarkan oleh Prajoedi Atmosudirdjo,
yaitu :
- bersikap sumeh (charming, simpatik, menyenangkan hati, menawan), pandai berhadapan dengan berbagai macam orang, mempunyai perasaan (intuisi) yang cukup halus dan dapat bersikap “psychologis’ terhadap orang.
- Sifat-sifat yang harus dipunyai untuk mencapai sukses seperti jujur, cepat menanggapi kebutuhan kondisi, dan cepat memenuhi apa yang diperlukan, suka bekerjasama (kooperatif), correct (sopan tapi tegas), rajin, teliti, rajin, seksama, berhati-hati (tidak sembrono), dapat menyesuaikan diri pada perubahan-perubahan kondisi, dan simpatik kepada pegawai lainnya.
- Sifat yang tidak disukai adalah cepat marah, congkak, ketus, sebentar-sebentar lihat jam, senang berdesas-desus, jahil, usil, sok tahu, kurang ajar, kaku, formal “sok resmi”, merampas pekerjaan orang lain, tidak sabar, pelupa, lalai, ceroboh, lamban dan lekas bosan.
- Sikap perbuatan sekretaris selama bekerja adalah : ketelitian (accuracy), pertimbangan/perhitungan sebelum melakukan tindakan (good judgement), menyelesaikan pekerjaan secara sempurna (follow through), panjang akal (resourcefulnes), inisitatif/prakarsa (initiative)
Tips Menjadi Sekretaris Yang Baik
February 2nd, 2012 by sri Leave a reply »- 1. Menampilkan Citra Perusahaan
- Citra perusahaan adalah hal yang harus di junjung tinggi, karena sekretaris adalah tangan kanan dan kepercayaan langsung bagi seorang Boss, seorang sekretaris harus menampilkan citra perusahaan yang baik.
- 2. Baik dan Bertanggung Jawab
- Sekretaris harus ramah, baik, dan punya sopan santun serta punya karakter yang tegas dan rasa tanggung jawab yang tinggi. Sekretaris tidak hanya baik terhadap Boss, tetapi harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.
- 3. Pandai Menjaga Rahasia
- Sebagai orang kepercayaan sekaligus tangan kanan Boss, sekretaris harus pandai mejaga rahasia perusahaan dan menjunjung tinggi loyalitas terhadap perusahaan.
- 4. Tidak Gaptek
- Sekretaris harus lah mempunyai wawasan luas di bidang nya, selalu up date dalam segala hal seperti kemajuan teknologi.
- 5. Tahu Accounting dan Pembukuan
- Dua hal ini penting bagi seoarang sekretaris agar dapat dengan mudah melakukan pembukuan kantor.
- 6. Mampu Berbahasa Asing
- Menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus di miliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sang Boss selalu mengajak meeting sekretarisnya untuk mencatat hasil meeting ( MOM ) munite of meeting, kemudian mengirimkan hasil meeting ke relasi lain.
- 7. Mempelajari Karakter Boss
- Agar tidak selalu salah dalam mengambil keputusan , sekretaris harus mengenali karakter atasanya. Dalam kurun waktu tertentu sekretaris dapat mempelajari sifat atasan.
- 8. Mempunyai Etika yang Baik
- Sekretaris harus memiliki etika yang baik dalam berbicara, duduk,dan makan karena itu mencerminkan sekretaris yang professional dan mengangkat citra perusahaan.
- 9. Pandai Berbicara di Depan Publik
- Seorang sekretaris harus mempunyai keberanian berbicara di depan publik, kadang seorang atasan menyuruh seorang sekretaris menggantikan meeting atau pun pertemuan dengan relasi lain, maka sekretaris harus siap mental dalam hal ini.
- 10. Seorang Sekretaris Harus SMART
Protokol adalah etiket berdiplomasi dan urusan negara. Sebuah protokol adalah sebuah aturan yang membimbing bagaimana sebuah aktivitas selayaknya dijalankan terutama dalam bidang diplomasi. Dalam bidang diplomatik dan pemerintahan protokol usaha seringkali garis pembimbing yang tak tertulis. Protokol membahas kebiasaan yang layak dan diterima-umum dalam masalah negara dan diplomasi, seperti menunjukkan rasa hormat kepada kepala negara, diplomat utama dalam urutan kronologikal dalam pengadilan, dan lain-lain.
Dalam hukum internasional dan hubungan internasional, sebuah protokol adalah sebuah perjanjian atau persetujuan internasional yang menambah perjanjian atau persetujuan internasional sebelumnya.
PROTOKOL
- Istilah Protokol
- Tugas Utama Protokol
- Hal-hal yang perlu diperhatikan dan dipersiapkan seorang protokol dalam melaksanakan tugas
- Tahapan-tahapan suatu acara/upacara
1. Istilah MC
2. Kaitan MC dengan sebuah proses komunikasi
3. Persyaratan menjadi MC
4. langkah-langkah pelaksanaan
Istilah Protokol
Yunani = protos artinya yang pertama
kola artinya perekat atau lem
Prancis = protocole
Inggris = protocol (Ating Tedjasutrisna, 1966:9)
Menurut Ating pengertian protokol yang dikaitkan dengan masalah pengaturan suatu upacara/tata cara pergaulan internasional meliputi:
- Kumpulan peraturan upacara yang dipatuhi oleh semua pergaulan antara kepala negara dengan mentri-mentrinya
- Etiket pergaulan internasional
- Sopan santun pergaulan internasional
- Petugas yang melaksanakan penerapan tata cara pengaturan dan pelaksanaan suatu acara
- Tata tertib pergaulan internasional
- Pedoman tata cara pergaulan internasional (1966:100)
Tugas utama Protokol
- Pelaksanaan upacara dalam :
b. Peresmian proyek-proyek nasional
c. Peringatan hari-hari besar nasiona;
d. Pembukaan konferensi, konggres, muktamar
e. Pemakam pejabat yang meninggal dunia
- Pengaturan kunjungan :
b. pemimpin nasional
c. Tamu luar negeri
d. Tamu dalam negeri
e. Inspeksi pimpinan
Hal-hal yang perlu diperhatikan dan dipersiapkan seorang protokol dalam melaksanakan tugas
- Mengadakan koordinasi ke atas, ke samping dan ke bawah yang ada keterkaitannya dengan upacara kenegaraan
- Menguasai Bahasa Indonesia yang baik dan benar, dan menguasai bahasa asing (minimal Bahasa Inggris)
- Penguasaan administrasi dengan baik
- Penunjukan MC yang bertanggung jawab
Tahapan-tahapan suatu acara/upacara
- Tahap Orientasi
a. latar belakang diadakannya kegiatan
b. tujuan diadakannya kegiatan
c. manfaat yang diperoleh
d. kemungkinan-kemungkinan yang terjadi
- Tahap Persiapan, meliputi:
b. rapat-rapat panitia
Istilah MC
Istilah ini diambil dari bahasa Inggris yaitu master yang berarti a person having control yakni orang yang mempunyai hak untuk mengendalikan. Jadi MC pada dasarnya tidak hanya berperan sebagai pembawa acara saja, melainkan juga sebagai pengendali jalannya suatu acara sehingga acara yang diselenggarakan dapat berjalan dengan baik dan lancar
Kaitan MC dengan sebuah proses komunikasi:
- MC sebagai komunikator
- Untaian acara yang disampaikan merupakan komunike
- Pertemuan-pertemuan merupakan media
- Hadirin adalah komunikanya
- Sehat jasmani maupun rohani
- Tidak mengalami gangguan dalam berbicara
- Memiliki penguasaan bahasa yang memadai, yakni:
- dapat memilih kata-kata yang tepat
- pengucapan kata yang benar (termasuk pengucapan nama, pangkat, gelar, jabatan serta nama-nama atau istilah dalam bahasa asing)
- artikulasi yang jelas
- hilangkan aksen daerah, gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar
- Mempunyai pengetahuan umum yang luas
- Memiliki persiapan fisik yang memadai, meliputi :
b. memiliki rasa percaya diri
c. berpenampilan menarik
d. memiliki rasa humor dan penyabar
e. cepat berpikir dan tanggap akan situasi
f. berwibawa tetapi tidak menakutkan
- Memiliki persiapan mental yang mantap, maksudnya sanggup melangsungkan tugas sampai tuntas serta memiliki rasa tanggung jawab yang tinggi
Langkah-langkah pelaksanaan
Tahap persiapan
Hal yang perlu diperhatikan dan dilakukan :
- Mengetahui sifat acara
- Resmi (formal)
- Setengah resmi
- Hiburan (kesenian)
- Gabungan
- Urut-urutan acara
- Pejabat yang diundang
- Pengisi hiburan (bila ada)
- Busana yang dikenakan
- Periksa kelengkapan acara (misal: pengeras suara, gong, dan alat pemukulnya)
- Meminta untuk diikutsertakan dalam rapat panitia
- Membuat catatan
- Buatlah catatan urutan acara lengkap dengan kalimat-kalimat yang alan disampaikan pada kertas peraga ukuran kecil agar sedap dipandang dan memudahkan sewaktu MC membaca. Pelajarilah tema acara dan berlatihlah sebelum hari pelaksanaan
Tahap penenangan
Menjelang berlangsungnya acara, seorang petugas MC harus dalam keadaan tenang, tidak diganggu oleh berbagai persoalan. Ia harus berkonsentrasi diri. Mengecek alat-alat, persiapan acara dan pengecekan tamu-tamu yang hadir menjadi tanggung jawab petugas protokolair sedangkan MC hanya menunggu kata “Ya…siap acara dimulai.” dari petugas protokolair (pengarah acara).
Beberapa menit kita berdoa agar tugas yang kita emban dapat kita laksanakan dengan baik. Kendorkan urat syaraf dengan menarik nafas panjang dan menghembuskannya secra perlahan-lahan beberapa kali.
Menghadapi pengeras suara
Untuk menambah keyakinan diri
- Menguju pengeras suara dengan cara menggeser-geserkan jari ke permukaan pengeras suara
- Mempersilakan hadirin yang masih berada di luar untuk segera memasuki ruang upacara, dan segera menduduki tempat yang telah disediakan
- Sesuaikan jarak anatara mulut dengan pengeras suara
Menghadapi hadirin
Hal yang perlu diketahui :
- Acara dimulai jika keadaan sudah tenang
- Untuk menumbuhkan wibawa, dengan tenang pandanagan kita edarkan untuk menatap hadirin
- Dalam keadaan terpaksa MC baru boleh mengatakan, “Hadirin dimohon tenang!”
Arena
Hal-hal yang perlu diperhatikan:
- Rangkaian acara
- Sifat acara (resmi, agak resmi, santai)
- Sikap, meliputi:
- Busana disesuaikan denagn sifat acara
- Tata rias jangan berlebihan
- Cara berdiri atau duduk sewaktu bertugas hendaknya dalam keadaan sempurna (tegak tetapi tidak kaku)
- Gunakan bahasa yang umum
- Gunakan kalimat-kalimat pendek
- Hindari pemakaian kata-kata asing, kecuali jika sulit dicari padan katanya
- Hindari penggunaan kata sambung secara berlebihan
Catatan Protokolair
- Penyebutan urutan pejabat yang hadir dimulai dari yang tinggi kedudukannya
- Urutan sambutan pejabat yang hadir dimulai dari yang terendah kedudukannya diakhiri dengan yang tertinggi
- MC dianjurkan tidak memberikan komentar terhadap sambutan-sambutan dari pejabat maupun penceramah
- Menyita waktu
- Membodohkan hadirin
- Seakan-akan memberi sambutan sendiri
- Berakibat fatal jika salah dalam menafsirkan isi sambutan atau isi ceramah
Tambahkan komentar